Boka uppgifter för kollegor Outlook

[Raphael]

Hej!

Jag är inte så bra på Outlook, trivs bättre med andra mejlprogram men måste ha Outlook för jobbets skull. 
Nu ska jag boka in en uppgift för kollegor att utföra, hur gör jag det?
Det är inte ett möte, och det är inte en avtalad tid med mig själv, utan det är en avtalad tid för en kollega där jag bokar in en arbetsuppgift att ske en viss dag och tid. För detta behöver jag Schemaläggning så jag ser kollegans kalender och kan boka in där det är ledigt. Bokar jag vanlig uppgift så blir den ju bara för mig. Som jag finner verkar Schemaläggning bara vara tillgängligt för boka in möten, inte för boka in uppgifter. 

Hur löser jag det här?

Hälsar
Raphael

Redigerad 14 oktober, 2020 av Raphael

[Raphael]

Eller gör man så att man skickar en inbjudan till en avtalad tid och där inte anger någon plats? 
 

[Telly82]

6 minuter sedan, Raphael säger:

Eller gör man så att man skickar en inbjudan till en avtalad tid och där inte anger någon plats? 
 

Det låter väl rimligt. Och så kan man väl skriva i inbjudan att det INTE är ett möte.  

[polken]

Om kollegan ger dig behöriget att boka i dennes kalender behöver du inte boka in dig själv. Fungerar både med icloud- och exchange-konton. Kollegan kan ju skapa en separat kalender som du får skriva i medan dennes egna bokningar får du bara se och inte röra. 

[Raphael]

3 timmar sedan, polken säger:

Om kollegan ger dig behöriget att boka i dennes kalender behöver du inte boka in dig själv. Fungerar både med icloud- och exchange-konton. Kollegan kan ju skapa en separat kalender som du får skriva i medan dennes egna bokningar får du bara se och inte röra. 

Nu hänger jag inte riktigt med här. Jag ser mina kollegors kalendrar i Schemaläggning under Nytt Möte/Avtalad tid, men hur bokar jag uppgifter i dem utan att boka möte/avtalad tid?
 

[polken]

59 minuter sedan, Raphael säger:

Nu hänger jag inte riktigt med här. Jag ser mina kollegors kalendrar i Schemaläggning under Nytt Möte/Avtalad tid, men hur bokar jag uppgifter i dem utan att boka möte/avtalad tid?
 

”För detta behöver jag Schemaläggning så jag ser kollegans kalender och kan boka in där det är ledigt.”
Bara för att du skriver det i kalendern behöver det inte vara likställt med ett möte. Det är en händelse/bokning. 

[Raphael]

*Hur* skriver jag det i andras kalendrar, annat än Avtalad tid/möte?

Jag har senaste Outlook, vi kör Office 365.

Redigerad 15 oktober, 2020 av Raphael

[polken]

Öppna dens kalender, inte schemaläggning. 
 

[polken]

https://support.microsoft.com/sv-se/office/öppna-en-delad-exchange-kalender-i-outlook-2016-för-mac-060b7bd5-de72-421c-be53-e80266468bd2?ui=sv-se&rs=sv-se&ad=se

Redigerad 15 oktober, 2020 av polken

[Raphael]

Den där är inaktuell, stämmer inte med den nyare Outlook jag har. I min Outlook finns en ruta högst upp om "Öppna delad kalender" och den fungerar, men: 
Finns inget där om hur man skriver in en Uppgift i en annans kalender. Uppgiften hamnar bara i min kalender. Jag hittar bara göra ny Avtalad tid/möte och där finns Schemaläggning så jag kan skriva in i annans kalender. 

 

[Telly82]

Avtala då en tid och skriv att det gäller en uppgift som ska utföras utan din närvaro och i den andres kontor.  

[polken]

Klicka på Öppna delad kalender:

 

Sök namnet på dens kalender du vill öppna:

[DrÖronsus]

Nu kör jag visserligen allt på engelska, men om man sätter upp en "Task" finns en knapp för "Assign task" där du kan ange person, start- och stopptid samt hur mycket du ska informeras. Den saknar schemaläggare så du får kolla först via den vanliga för möten etc så du ser om kollegan är ledig.

[Raphael]

4 timmar sedan, polken säger:

Klicka på Öppna delad kalender:

 

Sök namnet på dens kalender du vill öppna:

Det är inte att öppna en delad kalender som är problemet, att öppna en delad kalender kan jag. 

 

[Raphael]

2 timmar sedan, DrÖronsus säger:

Nu kör jag visserligen allt på engelska, men om man sätter upp en "Task" finns en knapp för "Assign task" där du kan ange person, start- och stopptid samt hur mycket du ska informeras. Den saknar schemaläggare så du får kolla först via den vanliga för möten etc så du ser om kollegan är ledig.

Jag har ingen motsvarighet till "assign task" där man koppla till en annan person. 

[polken]

Tilldela uppgift finns i Outlook för Windows men verkar ha tagits bort i nya Outlook för Mac och webben. MS hänvisar till att använda Microsoft ToDo där du kan fördela uppgifter till kollegorna. Finns att ladda ner i App store.

MS Planner finns också med liknande funktion. Uppgifter som skapas synkas mellan programmen.

 

[Sol10]

Hej Raphael,

Du säger att ni kör Office 365. Då har du Teams. I Teams finns det "uppgifter". Du kan ge uppgifter, markera förfallodatum och tid. Kan det vara något!

[Sol10]

[Raphael]

Planner - kräver att alla använder det, vilket inte alla gör. Planner finns även i Teams och kopplas till olika arbetsgrupper. Vi har det inte upplagt så. De flesta använder inte Planner. 

"Uppgifter" / Assignments / Home assignments, tillhör skolapplikationerna som finns att installera i Teams. De är gjorda för skolmiljöer där man har klassrum och kan tilldela uppgifter till eleverna. Där har man uppgifter kopplade till klasser/klassrum. Det är inget vi använder på mitt arbete, jag jobbar inte på en skola.  De kollegor jag ska tilldela uppgifter till finns inte i mina teams på Teams, utan tillhör andra grupper utanför mina Team. 

Men oavsett det så fungerar det inte med "uppgifter" a'la Teams, för jag behöver boka in utrymme i kalendern hos mina kollegor. Det räcker inte med förfallodatum, de har så mycket att göra och är väldigt uppbokade. För att de ska kunna leverera till mig så behöver jag boka in i deras kalender datum, tid och arbetsåtgång där de kan sitta och göra det som behövs. Dvs stoppa in uppgiften mellan andra bokningar de har i sina kalendrar. Schemalägga det i deras scheman/kalendrar. 


 

[polken]

27 minuter sedan, Raphael säger:

jag behöver boka in utrymme i kalendern hos mina kollegor

Då är vi tillbaka på ruta ett. Öppna kollegans kalender och boka. Det påverkar endast dens kalender, inte din. 

[Raphael]

6 minuter sedan, polken säger:

Då är vi tillbaka på ruta ett. Öppna kollegans kalender och boka. Det påverkar endast dens kalender, inte din. 

Hur gör jag det? Jag har inget problem att öppna mina kollegors kalender, det har jag redan sagt. Hur bokar jag i deras kalender utan att det hamnar i min kalender? Det första steget - öppna - kan jag, det är inget problem. Det är steg 2 - boka i en annans kalender utan att det hamnar i min kalender - som jag inte hittar hur man gör. 

 

Redigerad 16 oktober, 2020 av Raphael

[polken]

5 minuter sedan, Raphael säger:

boka i en annans kalender utan att det hamnar i min kalender

Om du bokar i deras kalender är det där bokningen hamnar, inte i din. Du kan dock fortsätta att se den. 
Jmf med om du själv har flera kalendrar i din outlook. Bokar du i den ena påverkar det inte den andra. Men du kan se dem båda. 
 

 

 

 

 

[Raphael]

Det är fortfarande inte ett svar på hur jag bokar i deras kalendrar. 
Jag har tre val:
Avtalad tid, Nytt möte eller Uppgift. 
Uppgift bokar inte tid, bara datum när något ska vara klart. 
Avtalad tid kan jag inte boka i deras kalendrar, bara skicka inbjudan och då kommer jag med också. 
Nytt möte kommer jag med också. 
 

Redigerad 16 oktober, 2020 av Raphael

[polken]

18 minuter sedan, Raphael säger:

Det är fortfarande inte ett svar på hur jag bokar i deras kalendrar. 
Jag har tre val:
Avtalad tid, Nytt möte eller Uppgift. 
Uppgift bokar inte tid, bara datum när något ska vara klart. 
Avtalad tid kan jag inte boka i deras kalendrar, bara skicka inbjudan och då kommer jag med också. 
Nytt möte kommer jag med också. 
 

Det är avtalad tid du skall använda. Om du inte kan boka avtalad tid i deras kalender så har du inte behörighet. Be kollegan om behörighet att få göra detta.  Det finns galet många behörighetsnivåer, standardvärdet sätts av organisationen sen kan varje användare ändra nivån för enskilda användares behörigheter i den egna kalendern.

[Raphael]

Det är avtalad tid jag använder nu, men jag får ju med mig också. Det syns också i min kalender. Nu är det väl iofs ingen nackdel att det syns i min kalender också.