Delad kalender på jobbet... hur funkar det?

[emma_pemma]

Halloj

 

Jag jobbar på ett litet företag med 6 anställda. Vi skulle vilja kunna synkronisera våra iCal-kalendrar med varandra så att man enkelt och smidigt kan se varandras kalendrar i sin egen kalender på datorn och telefonen. Önskvärt är såklart att man ska kunna "släcka" de andra och bara kunna se sin egen kalender.

 

Vet inte om det här går att göra, men det borde väl det!? Hur går man i sånt fall tillväga?

 

Det måste inte vara iCal.

[Raphael]

Ja ni kan dela kalendrar via iCloud. För att detta ska fungera behöver ni alla ha ett iCloud-konto. När ni har ett iCloud-konto, så får varje person gå in på sitt iCloud konto och välja att dela ut en kalender till sina arbetskamrater. Observera att man kan ha flera kalendrar i iCloud, och man behöver inte dela ut alla. Så man kan alltså blanda mellan utdelade och helt privata icke-utdelade kalendrar.

I iCloud på webben - www.icloud-com - välj Kalender. Nu ser du vilka kalendrar som finns, de ska listas till vänster på skärmen. Om de inte gör detta så tryck på symbolen längre ner till vänster om "Dag" som ser ut som ett rutnät som det finns tre av... Denna slår av och på sidofältet till vänster.

Välj en kalender i sidofältet, om det inte finns några kalendrar där så skapa kalendrar genom att trycka på '+' för att lägga till.

Ok, när det finns en eller flera kalendrar där.. Markera en kalender, sedan välj det som ser ut som en sidoliggande antennsignal. Detta är till höger om namnet på kalendern. Du kan nu välja mellan "Priva kalender" som utdelas till vissa personer eller "Offentlig kalender" som är tillgänglig för vem som helst att prenumerera på. Eftersom det handlar om ert företag skulle jag rekommendera "Privat" för en offentlig kalender kan alltså vem som helst titta på och det kanske inte ni vill... Men privat kan utdelas till bara vissa personer, som då alla måste ha iCloud. Skriv in deras iCloud-konton så skickas inbjudningar till deras iCloud-mejl så kan de klicka på inbjudningen och därmed koppla upp sig mot den delade kalendern.

Och så får då varje person göra detta... varje anställd blir då ansvarig för sin egen kalender och kan välja att lägga till och ta bort personer från sin kalender.

I iCal kan du välja vilka kalendrar du vill se, så du behöver inte se alla på en gång. Det väljer du i iCal på Mac och i iPhone / iPad.

[Raphael]

Det finns en utmärkt hjälpfunktion på iCloud där detta med delade kalendrar förklaras. Man når hjälpen genom att trycka på '?' som finns i en rund cirkel på ens iCloud-konto på webben.

Här är text från den:
--

"

Du kan dela en kalender både offentligt och privat med andra personer. Med delning kan du vara flexibel i din kalenderhantering. Du kan till exempel skapa en kalender för ditt barns idrottslag och dela den privat med bara tränarna så att de kan ändra den. Du kan också dela den offentligt med alla föräldrar så att de kan visa (men inte ändra) den när de vill.

Så här fungerar delning:

• Offentlig kalendrar kan delas med vem som helst. För att komma åt offentliga kalendrar måste besökare använda Kalender (eller iCal för OS X v10.7.5) på en Mac, Microsoft Outlook på en Windows-dator eller i ett annat program som stöder filformatet iCalendar.

  En offentlig kalender kan bara redigeras av kalenderns ägare (den som skapade den).

• Privat kalendrar kan delas med andra iCloud-användare.

  Deltagare kan visa kalendern med iCloud-kalender, Kalender (eller iCal för OS X v10.7.5) på en Mac, Microsoft Outlook på en Windows-dator eller i Kalender på en iPhone, iPad eller iPod touch.

Som ägare (skapare) till en delad kalender kan du tilldela privilegier till inbjudna och styra vem som får ändra kalendern. Två typer av åtkomstbehörighet kan tilldelas:

Deltagare med endast visningsbehörighet kan:

• visa kalendern och ändra vyn (exempelvis från dag till vecka), utan att det påverkar övriga deltagares bild

• ändra sina egna kalenderinställningar.

Deltagare med visnings- och redigeringsbehörighet kan göra allt ovanstående, plus:

• skapa och redigera kalenderaktiviteter

• ändra detaljer (exempelvis namn, datum och tid) för kalenderaktiviteter

• spåra svaren från gäster som har bjudits in till en kalenderaktivitet.

Deltagarna kan inte bjuda in nya personer till en delad kalender.

Obs! Om flera deltagare försöker redigera en delad kalender samtidigt behålls de ändringar som sparas först och syns i kalendern. Den person vars ändringar inte sparas får ett meddelande om att ändringarna inte sparades.

Om du inaktiverar ditt iCloud-konto blir alla delade kalendrar som du har skapat oåtkomliga, och alla deltagare får automatiskt ett e-postmeddelande om att kalendern inte längre är delad.

[Raphael]

 

Dela en kalender privat

1. Klicka på delningsknappen till höger om kalendernamnet i sidofältet. Markera sedan Privat kalender.

   Obs! Du kan också dela samma kalender offentligt. Instruktioner finns i nästa uppgift: "Dela en kalender offentligt".

   

2. Skriv den inbjudna personens e-postadress i fältet Lägg till person och tryck på Returtangenten.

Klicka på popupmenyn med den inbjudnes namn och välj åtkomstprivilegier (Se och redigera eller Endast se).

Upprepa steg 2 och 3 för varje person som du vill dela kalendern med.

När du har bjudit in alla och ställt in deras behörighet klickar du på OK.

E-postinbjudningar skickas från din iCloud-adress till de deltagare du har angett.

[Raphael]

I Kalender (iCal) på Mac så växlar du på / av sidofältet genom knappen "Kalendrar" som finns uppe till vänster. Under rubriken "iCloud" finns de kalendrar som synkar med iCloud. Kalendrar som är bockade är de som visas, om du vill ta bort visning av en kalender så bockar du ur den. Här hanterar du även visningen av de delade och prenumererade kalendrarna. Alla kalendrar som är bockade för visning visas i samma vy i Kalender (iCal) men med olika färger, så man håller alltså isär kalendrarna genom färgen.

Motsvarande funktion finns även i Kalender (iCal) på iPhone / iPad.

[Mattiasgbg]

Om ni använder Appleprylar mycket kanske OS X Server kan vara värt 149 kr.

https://itunes.apple.com/se/app/os-x-server/id714547929?mt=12

Innehåller mer än kalendersynk.

[emma_pemma]

Kanon!! Tack för en oerhört genomarbetad beskrivning