Jag har stora ambitioner: Att få total koll på mitt digitala liv. Utopin är en värld där all information som bilder, länkar, kvitton, texter, lösenord och dylikt samlas på ett enda ställe. Givetvis är allt sökbart och upptaggat på ett sätt som till och med skulle imponera på min egen mor.
Tyvärr tycks denna ambition inte vara mer än en utopi för mig. Har vid upprepade tillfällen testat program som Journler, SoHo Notes, Evernote och Yojimbo. Problemet är bara att jag aldrig får någon rutin i insamlandet. Det blir för omständligt. I stället fortsätter jag med mina förvirrande mappstrukturer där “Jobb” är så smart det blir och mappen “_div” bara stjälper mer än hjälper.
I Gmail är det om möjligt ännu mer kaos. Ett par etiketter i stil med “Bra att ha” och “Att svara på”, men annars är det 20 000 mejl i en saling röra. Där även redaktionens motor, fröken Müller, fallerar i digital ordning, har jag ingen att vända mig till för tips.
Därför frågar jag nu alla er kloka läsare. Hur gör ni för att bringa ordning i en ständigt ökande informationsmängd? Och om ni använder något av ovanstående verktyg, hur har ni byggt upp flödet och framför allt rutinen?
/Leijon
11 kommentarer till “Hjälp mig bli en bättre människa”
Jag kör bara Mail, en enda stor inkorg med sisådär 50.000 mail (ingen mappstruktur för projekt. däremot Arkiv per år) och använder Flagga som mitt redskap. Eftersom jag har många olika projekt igång samtidigt och aldrig jobbar enligt “nu skall jag jobba 3h med projekt X” så blir det bäst med allt på en plats (istället för en massa mappar per projekt som jag ändå kommer glömma att kolla i).
Jag gillar inte heller “regel-funktionen” eftersom den flyttar mail, men det är inte alltid som antalet Olästa uppdateras förrän man går till mappen (oerhört lurigt). Jag har ett par såna här regler som flyttar Mail-robotars mail (tex prenumerationer på forumtrådar) och även Spam. Detta gör att inkorgen håller sig hyfsat ren (och vill man ha koll på sina forum så går jag till den specifika mappen och det gör att jag inte hela tiden störs av info om nya foruminlägg).
Varje mail som kräver action sätter jag en flagga på. Ofta försöker jag svara direkt men det går ju nästan aldrig. Därför finns det alltid en mängd mail med flagga.
För att sortera dessa så har jag smarta mappar med:
- Flaggade (idag) (mappen används för att i slutet av dagen snabbt kolla igenom)
- Flaggade (igår)
- Flaggade (senaste 7 dagarna)
- Flaggade (Obesvarade) (Väldigt bra mapp)
Det funkar faktiskt bra.
Minus med systemet:
- Jag litar blint på att alla mail som kräver Action är flaggade. Har jag missat att flagga ett mail så kommer jag glömma bort det. Jag sitter nämligen aldrig och kollar mailen.
- Jag kan inte ta fram alla flaggade mail som tillhör ett visst projekt (där skulle man behövt olika färg på flaggor. Det hade varit grymt)
- Inte heller stödjer IMAP flaggorna, så på iPhonen ser jag inte och kan inte flagga. Där sätter jag alla lästa, viktiga mail, som olästa och flaggar sen i datorn.
Jojust. Sen har jag faktiskt Smarta mappar med Flaggade per [person] / [firma]. Det blir ungefär som Flaggade per projekt. Dvs Jag har en mapp med Flaggade (IDG) som sorterar fram alla Flaggade mail där Från innehåller @idg.se. Funkar faktiskt rätt bra. I ngn tidigare version av Mail var en sådan Smart brevlåda oerhört seg men nu går det snabbt.
Har lite samma problem som du Leijon, men en sak jag använder och som jag tycker fungerar toppen är 1password! De finns till både mac och iPhone och kan synkas mellan dessa två. Jag använder de hela tiden och är jätte nöjd, jag säger inte att de ordnar upp allt men då har man iaf ordning på alla konstiga lösenord man har. Har också använt evernote men inte fått in de i min dagsrutin och då faller hela konceptet med de vilket känns irriterande men man får hoppas man hittar något annat smidigt program för att hjälpa en genom dagen!
Äh, vem behöver ordning? Jag kör också med en enda gigantisk inbox där allting dimper ner. Woo-hoo! Chaos!
Det finns inte en generallösning på hur man sorterar all information. Varje människa fungerar unikt och behöver en egen struktur.
Vad som slår mig är att du redan har ett eller flera system som du använder.
Var det förmodligen brister är i disciplinen, inte i systemet.
Gå tillbaka till den dagen du ordnade dina program som du hade tänkt dig att de skulle fungera. Detta är din utgångspunkt. Du vet nu HUR du vill att arbetet skall vara strukturerat.
Du själv är nu den svagaste länken. Om du inte lyder de regler som du själv satt upp kan inte systemet funka, strunt samma vilka program du använder. GTD kan inte funka om du inte använder systemet.
Men systemet som du använder är ett verktyg och inte en lösning.
Lösningen ligger inte i att du får hjälp av en organisationsexpert. Snarare en motivationsexpert.
Disciplin är svaret på dina problem. Och motivationsexperten kan visa dig hur du bibehåller disciplinen.
Ingen aning… har samma problem. Och just ambitionen att vilja ha den perfekta organisationen/strukturen/rutinen leder om något bara till mer stress. Att vara egen företagare hjälper inte heller.
Något som hjälpt mig lite i alla fall är att-göra-programmet Things!. Kör det både på Macen och min iPhone. Det är så pass enkelt att använda snabbinmatningen för att lägga till något att det inte tar emot att göra det. Sen kan man lägga till fler detaljer om man vill. Inte direkt relaterat till sortering/arkivering men det ger viss sinnesro.
Process (http://www.jumsoft.com/process) & iCal!
Vid stora projekt (är mitt i en flytt) så skapar jag ett projekt i Process (som i sin tur automatisk interagerar med iCal). Sedan så syncas iCal över till min mobil (via bluetooth och iSync, skulle jag använda sladd så skulle jag aldrig koppla in mobilen).
Då jag är student för tillfället så har jag knappast mycket mail att ta hand om. Sorterar bara efter kategori eller så hamnar det i “~skall fixas”-mappen..
Momolog tycker jag är kanon! Kanske ingen organisatör på det sättet men kanon för memos, dagbokanteckningar osv. Den syncar asbra med iPhone (har egen app) och är ständig aktuell.Prova!
http://www.momolog.com/
Tack för många bra tips. Måste börja grotta i detta redan i kväll!